Gestión información

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados

involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto.

Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, a saber son:

1. Identificar a los Interesados—Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.

2. Planificar las Comunicaciones—Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.

3. Distribuir la Información—Es el proceso de poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

4. Gestionar las Expectativas de los Interesados—Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.

5. Informar el Desempeño—Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.

Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento.

Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aquí como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica se superponen e interactúan en formas que no se detallan aquí.

Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:

• interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público)

• formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos, conversaciones ad hoc)

• vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas)

• oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)

• escrita y oral

• verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)

La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección en general y a la dirección de proyectos. Entre estas habilidades, se incluye:

• escuchar de manera activa y eficaz

• formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión

• educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea más eficaz

• investigar para identificar o confirmar información

• identificar y gestionar expectativas

• persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción

• negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables

• resolver conflictos para prevenir impactos negativos

• resumir, recapitular e identificar las próximas etapas

Figura1. Descripción General de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

1. Identificar a los Interesados

Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto. 

Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones (p.ej., clientes, patrocinadores, la organización ejecutante o el público) que están activamente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o terminación del proyecto. Ellos también pueden influir sobre el proyecto y sus entregables. Los interesados pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la organización y poseer

diferentes niveles de autoridad, o bien pueden ser externos a la organización ejecutante del proyecto. 

Para el éxito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del mismo y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia. Se puede elaborar entonces una estrategia para abordar a cada uno de ellos y determinar el nivel y el momento de su participación, a fin de maximizar las influencias positivas y mitigar los impactos negativos potenciales. La evaluación y la estrategia correspondiente deben

revisarse de forma periódica durante la ejecución del proyecto para ser ajustadas frente a eventuales cambios. La mayoría de los proyectos tendrán gran cantidad de interesados. 

Dado que el tiempo con el que cuenta el director del proyecto es limitado y debe usarse con la mayor eficiencia posible, estos interesados deberían ser clasificados según su interés, influencia y participación en el proyecto. Esto permite que el director del proyecto se concentre en las relaciones necesarias para asegurar el éxito del proyecto.

Figura 2. Identificar a los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

10.2 Planificar las Comunicaciones

Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. El proceso Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades de información y comunicación de los interesados; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será proporcionada y por quién. Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información sobre el proyecto, las necesidades de información y los métodos de distribución varían ampliamente. 

Identificar las necesidades de información de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas necesidades constituyen factores importantes para el éxito del proyecto.

Una planificación incorrecta de las comunicaciones conducirá a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, la comunicación de información sensible a la audiencia equivocada o falta de comunicación con algunos de los interesados involucrados. Un plan de comunicación permite al director del proyecto documentar el enfoque más eficaz y eficiente para comunicarse con los interesados. Una comunicación eficaz significa que la información se suministra en el formato adecuado, en el momento justo y con el impacto apropiado. Una comunicación eficiente significa proporcionar únicamente la información necesaria. En la

mayoría de los proyectos, la planificación de las comunicaciones se realiza en forma temprana, por ejemplo durante el desarrollo del plan para la dirección del proyecto. Esto permite la asignación de recursos apropiados, tales como tiempo y presupuesto, a las actividades de comunicación. Los resultados de este proceso de planificación deben examinarse con regularidad a lo largo del proyecto y revisarse siempre que sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad.

El proceso Planificar las Comunicaciones está estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, puesto que la estructura de la organización tendrá un efecto importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.

Figura 3. Planificar las Comunicaciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

3. Distribuir la Información

Distribuir la Información es el proceso que consiste en poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de dirección. En este caso, el enfoque está puesto principalmente en el proceso de ejecución, que incluye la implementación del plan de gestión de las comunicaciones, así como la respuesta a solicitudes de información inesperadas. La distribución eficaz de la información incluye, entre otras, las siguientes técnicas:

• Modelos emisor-receptor. Ciclos de retroalimentación y barreras a la comunicación.

• Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible una comunicación escrita u oral, cuándo escribir un memorando informal o un informe formal, y cuándo comunicarse cara a cara o por correo electrónico.

• Estilo de redacción. Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y selección

de palabras.

• Técnicas de gestión de reuniones. Preparar una agenda y abordar los conflictos.

• Técnicas de presentación. Lenguaje corporal y diseño de soportes visuales.

• Técnicas de facilitación. Lograr el consenso y superar los obstáculos.

Figura 4.  Distribuir la Información: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

4. Gestionar las Expectativas de los Interesados

Gestionar las Expectativas de los Interesados es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan.  Gestionar las Expectativas de los Interesados implica actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el proyecto, para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos, tales como:

• Gestionar activamente las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad de aceptación del proyecto, negociando y ejerciendo influencia sobre sus deseos para alcanzar y mantener los objetivos del proyecto.

• Abordar inquietudes que aún no representan incidentes, por lo general relacionadas con la anticipación de problemas futuros. Es preciso revelar y tratar estas inquietudes, así como evaluar los riesgos.

• Aclarar y resolver los incidentes identificados. La resolución puede generar una solicitud de cambio o puede abordarse fuera del proyecto, por ejemplo, puede posponerse para otro proyecto o fase, o derivarse a otra entidad de la organización.

Gestionar las Expectativas de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que los interesados comprenden los beneficios y riesgos del mismo.

Esto les permite apoyar el proyecto de forma activa y ayudar en la evaluación de los riesgos asociados con las elecciones del proyecto. Al anticipar la reacción de las personas frente al proyecto, pueden implementarse acciones preventivas a fin de obtener su apoyo o minimizar los impactos negativos potenciales.

El director del proyecto es responsable de gestionar las expectativas de los interesados. La gestión activa de estas expectativas disminuye el riesgo de que el proyecto no alcance sus objetivos y metas por causa de incidentes no resueltos a nivel de los interesados, y limita las interrupciones durante el proyecto.

Figura 5. Gestionar las Expectativas de los Interesados: Entradas, Herramientas y

Técnicas

Registro de Interesados

El registro de interesados es una lista de los interesados relevantes

del proyecto. Se utiliza para asegurar que todos los interesados sean incluidos en las comunicaciones relativas al proyecto.

Estrategia de Gestión de los Interesados

Comprender las metas y objetivos permite determinar una estrategia de gestión de las expectativas de los interesados. La estrategia se documenta en el documento de estrategia de gestión de los interesados.

Plan para la Dirección del Proyecto

El plan para la dirección del proyecto  contiene el plan de gestión de las comunicaciones . Los requisitos y expectativas de los interesados permiten comprender las metas y objetivos de los mismos, así como el nivel de comunicación requerido durante el proyecto. Las necesidades y expectativas se identifican, analizan y documentan en el plan de gestión de las comunicaciones, que es un plan subsidiario del plan para la dirección del proyecto.

Registro de Incidentes

Un registro de incidentes o registro de elementos de acción puede utilizarse para documentar y monitorear la resolución de incidentes. Se lo puede utilizar para facilitar la comunicación y asegurar una comprensión común de los incidentes. Por lo general, los incidentes no adquieren tanta importancia como para convertirse en un proyecto o una actividad, pero normalmente se los aborda a fin de mantener relaciones laborales óptimas y constructivas entre los diferentes interesados, incluyendo los miembros del equipo. Los mismos se enuncian con claridad y se clasifican según su urgencia e impactopotencial. Se asigna un responsable a cada elemento de acción para su resolución, y generalmente se establece una fecha objetivo para el cierre. Los incidentes no resueltos pueden constituir una fuente importante de conflictos y retrasos en el proyecto.

Registro de Cambios

Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que se realizan durante el proyecto. Dichos cambios y su impacto en el proyecto en términos de tiempo, costos y riesgos deben ser comunicados a los interesados apropiados.

Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Gestionar las Expectativas de los Interesados incluyen, entre otros:

• los requisitos de comunicación de la organización

• los procedimientos para la gestión de incidentes

• los procedimientos de control de cambios

• la información histórica relativa a proyectos anteriores

5. Informar el Desempeño

Informar el Desempeño es el proceso de recopilación y distribución de información sobre el desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones. El proceso Informar el Desempeño implica la recopilación y análisis periódicos de datos reales y su comparación con la línea base a fin de comprender y comunicar el avance y desempeño del proyecto, así como proyectar los resultados del mismo.

Los informes de desempeño deben suministrar información en un nivel adecuado para cada audiencia. El formato puede variar desde un informe de estado simple hasta informes más elaborados. Un informe de estado simple puede revelar información sobre el desempeño, como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada área (p.ej., el alcance, el cronograma, los costos y la calidad). Entre los informes más elaborados, se incluyen:

• el análisis del desempeño pasado

• el estado actual de los riesgos e incidentes

• el trabajo completado durante el período

• el trabajo que se completará a continuación

• el resumen de los cambios aprobados en el período

• otra información relevante que debe ser revisada y analizada

Un informe completo también debería incluir la conclusión proyectada del proyecto (incluido el tiempo y el costo). Estos informes pueden elaborarse con regularidad o de manera excepcional.

Figura 6. Informar el Desempeño: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Figura 7. Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Informar el Desempeño