Gestión de contratos

La gestión del contrato no se limita únicamente a la fase inicial de negociación y firma del mismo. Durante todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de un proyecto se hace necesaria una adecuada gestión y revisión continua del contrato inicial amén de hacerlo acorde al proyecto que va siendo desarrollado.

Cambios y nuevas oportunidades de mejora hacen que las especificaciones iniciales tengan que ser revisadas y adaptadas. Asimismo, nunca está exenta la aparición de conflictos entre las partes, y cada uno de los procesos de pagos y costes tiene que ser correctamente administrado si se quiere lograr alcanzar los objetivos acordados. Cada una de estas etapas se describen a continuación.

1. TIPOS DE CONTRATOS

Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos apropiados para los diferentes tipos de adquisiciones. El tipo de contrato usado y los términos y condiciones específicos del contrato determinan el grado de riesgo asumido tanto por el adquiridor como por el proveedor.

Generalmente, los contratos se dividen en tres grandes categorías dependiendo del precio acordado a pagar.

Figura 1. Selección tipo de contratos

Figura 2. Tipos de contrato

2. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE CONTRATOS

Figura 3. Procesos de la gestión de contratos

2.1 Negociación

Durante la fase inicial de negociación hay que centrarse en el entendimiento por ambas partes, tanto de la empresa adquiridora como de los proveedores, de las obligaciones y el objetivo de la negociación, que es el llevar a cabo de forma satisfactoria el proyecto, y una vez que esto esté claro se discutirán las cláusulas y se harán previsiones de riesgos.

Figura 4. Fuerzas y Zonas de Negociación

2.2 Puesta en marcha

Las características de un proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tiene una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada.

En esta fase se aclararán los objetivos del proyecto y los recursos necesarios para su ejecución mediante el análisis del contrato.

2.3 Supervisión y Control del Trabajo

El principal objetivo tras la concesión de un contrato es el control del riesgo. Se debe mantener en todo momento el control sobre el proyecto y asegurarse que se cumplen los requisitos de tiempo, alcance y coste. El proceso de supervisión y control del trabajo se realiza para supervisar los procesos del proyecto relacionados con el inicio, la planificación, la ejecución y el cierre. Se adoptan acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento del proyecto. La supervisión es un aspecto de la dirección de proyectos que se realiza a lo largo de todo el proyecto. Esta supervisión continua le proporciona al equipo de dirección del proyecto una idea acerca del estado del proyecto e identifica cualquier área que necesite más atención.

2.4 Gestión del rendimiento

Es necesario controlar y mantener información revisada sobre el rendimiento del contrato.

2.4.1 Gestión de Riesgos

Los objetivos de la gestión de los riesgos del proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto. Los procesos de gestión de los riesgos del proyecto son procesos continuos que se realizan durante toda la vida del proyecto.

Para tener éxito, la organización debe estar comprometida a tratar la gestión de riesgos de forma proactiva y consistente durante todo el proyecto.

2.4.2 Gestión de Cambios del Contrato

Debe existir un procedimiento estándar de control de cambios que defina cómo manejar los cambios que vayan surgiendo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

De esta forma, los contratos pueden ser modificados en cualquier momento con anterioridad al cierre del contrato por mutuo consentimiento, de acuerdo con los términos relativos al control de cambios incluidos en el contrato. Todos los cambios deberían documentarse formalmente y todo cambio discutido oralmente, pero no documentado, no debería procesarse o implementarse.

Una herramienta de gestión del proyecto muy efectiva es un formulario estándar de control de cambios. De esta forma es posible monitorizar el progreso de cualquier cambio propuesto, y no prestarle atención únicamente cuando se convierte en algo crítico o urgente.

2.4.3 Gestión de Conflictos

Una gestión de conflictos exitosa tiene como resultado una mayor productividad y relaciones laborales positivas. Si se manejan apropiadamente, las diferencias de opinión son ventajosas y pueden desembocar en una mayor creatividad y una mejor toma de decisiones.

2.5 Cierre Del Contrato

El proceso de cierre de contrato incluye la verificación de que todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables. El proceso también incluye actividades administrativas como, por ejemplo, actualización de registros para reflejar los resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro.

Como en todas las fases es necesario definir un procedimiento de cierre de contrato que aborde paso a paso los términos y condiciones de los contratos y todos los criterios de salida requeridos para el cierre.

Figura 5. Cierre del Contrato